Standards setzen.

Im Gegensatz zu anderen Ländern wie z. B. den USA, Frankreich oder den Niederlanden, existierte bis 2014 in Deutschland kein Standard, nachdem Daten strukturiert und prozessbezogen zwischen den einzelnen Beteiligten des Lebenszyklus von Immobilien- und Immobilienprodukten ausgetauscht werden. Stattdessen erfolgte der Daten-Austausch zwischen den unterschiedlichen Beteiligten wie z. B. Eigentümern, Asset Managern und Property Managern in der Praxis meist anhand von Excel-Dateien oder unternehmensspezifischen Schnittstellen. Dies führte u. a. zu hohen Implementierungs- und Wartungskosten der Schnittstellen, einem Verlust an Datenqualität bei der Übermittlung und einem hohen manuellen Aufwand bei der Datenprüfung.

Die Kompetenzgruppe Datenmanagement ist durch die Fusion der Kompetenzgruppe Immobilien-Daten-Austausch und Datenräume entstanden. Ziel der Kompetenzgruppe ist die Erstellung sowie Fortschreibung von Richtlinien und Empfehlungen, die Förderung des Wissenstransfers zwischen Wissenschaft und Praxis, die Veröffentlichung von Best-Practice-Beispielen sowie die Kooperation mit nationalen und internationalen Verbänden rund um das Thema Datenmanagement.

Die Mitglieder der Kompetenzgruppe engagieren sich in folgenden Projektgruppen:

Datenmanagement und -analyse
Prozessmanagement
Datenqualität und Datenaustausch
Datenräume und Dokumentenmanagement-Systeme
Building Information Modelling (BIM)

Richtlinie Datenraum & DMS V2.0 mit dem Immobilienmanager-Award 2020 in der Kategorie Digitalisierung ausgezeichnet!

Jetzt NEUE VERSION 2.1 erschienen!

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Arbeitsergebnisse

gif Richtlinie Datenräume und DMS V 2.1

Die Richtlinie „Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagement-Systems (DMS)“ erhielt erneut ein Update.

Die Richtlinie „Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagement-Systems (DMS)“ erhält erneut ein Update.

Bereits in der Version 2.0 wurde das zukunftsweisende Konzept einheitlicher Dokumentenklassen nach gif eingeführt. In der neuen Version 2.1 wird dieses Konzept ausgearbeitet, um mit der schnellen Entwicklung im Bereich der Digitalisierung und künstlichen Intelligenz Schritt zu halten. Die Dokumentenklassen wurden von bisher 62 auf 164 ergänzt. Damit kann die Immobilienwirtschaft noch einfacher von modernen Technologien profitieren.

In der neuen Version 2.1 wird außerdem die Dimensionen-Logik eingeführt. Damit sind Dokumente und Informationen von verschiedenen Richtungen und Anwendungsgebieten kommend, zielgenau und schnell zu finden. Das spart in der Praxis Zeit und reduziert redundante Dokumente. Bisher war nur das Durchsuchen einer starren Ordnerstruktur möglich.

Eine weitere Neuerung ist die Ergänzung der Dokumentenklassen um weitere Metadaten („Attribute“), die zusätzliche Informationen zu und aus den Dokumenten liefern und so-mit eine bessere Transparenz und Homogenität der Datenräume und DMS-Systeme in der Bewirtschaftung und im Datenaustausch (zum Beispiel in Transaktionen) gewährleisten. Dem Nutzer stehen dadurch mehr Informationen schneller zur Verfügung.

Die Richtlinie wendet sich an Investoren, Asset Manager, Property Manager und Berater, die Datenräume und DMS im Rahmen der laufenden Bewirtschaftung und einer Immobilientransaktion einrichten und verwalten sowie an Anbieter entsprechender Software.

zur Richtlinie

gif Richtlinie Datenräume und DMS V2.0

Die gif veröffentlichte im März 2019 die Richtlinie "Standard zum Aufbau eines Immobiliendatenraums und Dokumentenmanagement-Systems". Sie umfasst neben dem gif-Dokumentenindex (dt./engl.) auch ein Mapping zur Struktur unseres französischen Partnerverbandes FIDJI. Ferner führt die Version 2.0 erstmals die gif-Dokumentenklassen ein. Die Einführung der gif-Dokumentenklassen ermöglicht eine eindeutige Zuordnung von Dokumenten bei der elektronischen Ersterfassung z. B. durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und einen automatisierten Dokumentenaustausch zwischen unterschiedlichen Datenräumen bzw. Dokumentenmanagement-Systemen, z. B. nach einer Immobilientransaktion.

Hier geht's zur Pressemitteilung

Success Stories zur gif-Richtlinie Datenräume & DMS V2.0

Success Story Deka

Success Story HIH

Success Story PATRIZIA

Success Story Union Investment

ACHTUNG: Die Richtlinie liegt inzwischen in einer aktualisierten Version 2.1 im Onlineshop vor.

gif Richtlinie zum Immobilien-Daten-Austausch und Datenfelddefinitionen

Die Richtlinie zum Immobilien-Daten-Austausch (gif IDA) hat das Ziel, den Daten-Austausch zwischen den unterschiedlichen Beteiligten der Immobilienwirtschaft zu standardisieren. Hierzu gehören insbesondere Eigentümer, Investoren, Asset Manager, Property Manager, Wertgutachter und sonstige Dienstleiser entlang der Wertschöpfungskette. Onlineshop

Die Datenfelder und der Datenfeldkatalog sind wesentliche Bestandteile der Richtlinie gif IDA, deren jüngste Version 2.0 im Juni 2017 veröffentlicht wurde. Auszüge aus der Richtlinie und der gesamte gif-Datenfeldkatalog werden in der Knowledge Base der gif veröffentlicht: www.zgif.org.

Musterdateien/ Subsets zum Datenaustausch

Neben der Richtlinie stellt die gif prozessorientierte Musteraustausch-Dateien im zgif-Format bereit. Dem Gedanken eines offenen Branchenstandards folgend, sollen sie eine einfache Implementierung des gif-Standards ermöglichen. Die Musteraustausch-Dateien sind ebenfalls über den Onlineshop der gif zu beziehen. Onlineshop

(Pilot-) Projekte & Erfolgsberichte/ Success Storys

Die Richtlinie zum Immobilien-Daten-Austausch (gif IDA) hat etliche namhafte Unterstützer in der Immobilienbranche.
Die Kompetenzgruppe unterstützt Pilot- und Implementierungsprojekte des Datenaustauschs nach gif-IDA. Diese tragen im Wesentlichen zur Weiterentwicklung der Richtlinie bei. Anfragen, Anregungen und Kommentierungen können jederzeit an kg-datenaustausch@gif-ev.de gesandt werden. Erfolgreiche Projekte werden in Success Storys dokumentiert:

Erfolgsbericht: Laufendes operatives und buchhalterisches Berichtswesen (Subsets 5.1 und 5.2)
Success Story: Ongoing operational and accounting reporting (subsets 5.1 and 5.2)
PDF

Erfolgsbericht: Grunddaten zur Gutachtenerstellung (Subset 5.6)
Success Story: Basic data for preparing expert reports (subset 5.6)
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Erfolgsbericht: Gutachtenaustausch (Subset 5.7)
Success Story: Exchange of expert reports (Subset 5.7)
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Erfolgsbericht: Immobilienzielfonds an Immobiliendachfonds (Subset 5.8)
Success Story: Real estate target funds to fund of funds (subset 5.8)
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Erfolgsbericht: Laufendes Berichtswesen und Laufendes Finanzberichtswesen (Subset 5.1 und 5.3)
Ongoing reporting and ongoing financial (subset 5.1 and 5.3)
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Converter IC-RED

Der International Converter for Real Estate Data IC-RED ist ein Open Source-Projekt, das die Konvertierung bestehender Datenformate ermöglicht: www.icred.eu.

Nationale und internationale Kooperationen

Die Kompetenzgruppe kooperiert mit dem Bundesverband der Immobilien-Investment Sachverständigen BIIS und dem deutschen Fondsverband BVI.
Die gif ist Gründungsmitglied des International Real Estate Data Exchange Councils, IREDEC. IREDEC ist eine Initiative von sieben Non-Profit Organisationen:

Nord Amerika: OSCRE
Europa: INREV
Deutschland: gif
Frankreich: FIDJI
Großbritannien: IPF
Großbritannen: RICS
Niederlande: REDEX